Om in contact te komen met de gemeente Rheden kunt u
het
contactformulier invullen.
Wilt u liever een e-mail sturen dan kan dat via gemeente@rheden.nl. Uw mail komt
dan binnen bij het team Documentaire Informatievoorziening.
Hoe gaat de gemeente Rheden om met uw
e-mail?
Elektronische post is een basisvoorziening geworden. Iedere
medewerker van de gemeente kan e-mailberichten verzenden en
ontvangen. Er zijn twee soorten postbussen: één algemene (gemeente@rheden.nl) en voor iedere
gebruiker een persoonlijke (bijvoorbeeld,
p.puk@rheden.nl). Iedere ontvanger of verzender van
elektronische post is persoonlijk verantwoordelijk voor de juiste
procedurele afhandeling ervan, de directeuren zijn
eindverantwoordelijk.
- Informele berichten, gericht aan personen, belanden
rechtstreeks in de postbussen van de geadresseerden.
- Formele berichten* gaan eerst naar Documentaire
Informatievoorziening, worden zonodig ingeboekt en gaan vervolgens
naar de behandelend medewerker of externe geadresseerde.
* De volgende e-mailberichten zijn formeel:
- Wanneer er binnen een bepaalde termijn actie moet worden
ondernomen
- Wanneer de inhoud (rechts)gevolgen heeft voor de afzender
en/of de geadresseerde gemeentelijke dienst of afdeling
- Wanneer het bewijsstukken of andere stukken betreft die voor
langere tijd van belang kunnen zijn voor de gemeente
- Wanneer de inhoud van belang is voor een juiste
interpretatie van andere gegevens.
Juridische status e-mailberichten
Volgens de Archiefwet 1995 moeten overheidsorganen 'de
onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat brengen en bewaren'. In ieder geval moeten
formele berichten in het archief belanden.
E-mail heeft een juridische status volgens de Archiefwet.
Digitale documenten worden als bewijs aanvaard als de
authenticiteit ervan is gewaarborgd. Om dit te bereiken, hebben
gemeenten onder andere afgesproken om voor formele communicatie
alleen gebruik te maken van GEMNET en ON21 (Overheidsnetwerk
21).
E-mailverkeer via internet is onvoldoende beveiligd. Dat is de
reden waarom formele stukken altijd in de vorm van papieren post
moeten worden verzonden. Een e-mailbericht kan wel als afschrift
hiervan worden gebruikt, mits dit er duidelijk opstaat.