Evenement organiseren

Evenementen en het coronavirus

Een geslaagd evenement heeft een goede voorbereiding nodig. Daar hoort het aanvragen van een evenementenvergunning of het melden van een klein evenement ook bij. In deze tijd met coronamaatregelen zijn er diverse zaken waar u als organisator extra aandacht aan moet besteden. Er zijn diverse maatregelen van toepassing als u een evenement organiseert. 

Binnen of buiten

Het is allereerst relevant of het evenement binnen of buiten is. Onder binnen wordt een gebouw verstaan, maar ook een tent, container of andere constructie die bedoeld is om als binnenruimte te dienen. Een tent waarvan meer dan 1 zijde gesloten is, behoort ook tot de categorie binnen. Daarnaast is de doorstroom van de bezoekers en het aantal van belang. 

Evenementvergunning en melding

De aanvraag moet minimaal 3 weken voordat het evenement plaats vindt worden ingediend. Wordt de aanvraag later ingediend, dan weigeren wij de vergunning omdat wij onvoldoende tijd hebben om de aanvraag te beoordelen. Als de aanvraag niet compleet is vragen wij één keer om aanvullende gegevens. Worden binnen de termijn niet (alle) gegevens geleverd of zijn deze onvoldoende dan laten wij de aanvraag direct buiten behandeling.De aanvragen worden behandeld op volgorde van datum wanneer het evenement plaats vindt. De afhandeling kan dus langer duren dan u van ons gewend bent.

Vanaf 1 juli mag u weer vergunningen voor evenementen aanvragen in Nederland. Bij de organisatie van evenementen moet u aan kunnen tonen op welke manier er invulling wordt gegeven aan de maatregelen. Net als voor andere risico’s moet er, in het veiligheidsplan of plan van aanpak COVID-19, beschreven staan welke maatregelen worden getroffen om het risico tot een aanvaardbaar niveau te brengen. Een complete vergunningaanvraag of melding bestaat dus altijd ook uit een COVID-19 plan. Afhankelijk van het (klein) evenement kan dit een compleet draaiboek zijn. Een paragraaf, of integraal zijn opgenomen in het veiligheidsplan. Daarnaast moet er een op schaal gemaakte tekening aangeleverd worden, waarop duidelijk is aangegeven hoe de organisator omgaat met de COVID-19 maatregelen: denk aan looproute en afstanden tussen kramen of attracties. 

Na ontvangst van een vergunningaanvraag of melding wordt beoordeeld of de aanvraag voldoende gegevens bevat. Als de aanvraag onvoldoende gegevens bevat vragen we aanvullende gegevens op.

COVID-19 plan

De onderstaande vragen kunt u gebruiken voor het opstellen van een COVID-19 plan. 

  • Hoe zorgt u ervoor dat de bezoekers/deelnemers altijd 1.5 meter afstand kunnen houden?
  • Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemers elkaar niet kruisen en de afstand bewaard blijft?
  • Hoe zorgt u voor de stromen van personen bij gebruik van sanitaire voorzieningen?
  • Welke hygiëne maatregelen treft u voor het tegengaan van het verspreiden van het virus?
  • Hoe zorgt u dat bezoekers/deelnemers naar hun zitplaatsen worden gewezen en daar blijven? 
  • Hoe zorgt u voor een reserveringssysteem? 
  • Hoe verifieert u de gezondheid van de bezoekers/deelnemers. En de registratie van contactgegevens?

Aanvragen of melden?

Organiseert u een evenement, dan heeft u daarvoor misschien een vergunning nodig. We onderscheiden 2 soorten evenementen:

  • Klein evenement
  • Groot evenement

Klein evenement

Wilt u een buurt- of straatfeest organiseren, dan heeft u meestal geen vergunning nodig. U moet als organisator het feest wel minimaal 10 dagen van tevoren aanmelden. Neem daarvoor contact op met (026) 49 76 911 of mail naar evenementen@rheden.nl. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Ook voor een klein evenement moet u  rekening houden met de op dat moment geldende coronamaatregelen.

Voorwaarden

Een klein evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Het aantal aanwezigen is maximaal 150 personen.
  • Het feest begint na 10.00 uur en duurt tot uiterlijk 24.00 uur. Ook het opbouwen en afbreken mag alleen tussen deze tijden.
  • Versterkte muziek (geluidsinstallatie, live muziek of DJ) tot maximaal 80 decibel.
  • Het feest is niet op de openbare weg, fietspaden of andere plekken waar u het openbaar verkeer belemmert.
  • Gebruik van maximaal 50 m2 aan objecten (bijv. tenten, speeltoestellen, luchtkussens); waarbij 1 object niet groter is dan 10 m2.
  • Er is tijdens het feest altijd een organisator/ contactpersoon aanwezig.

Voldoet u niet aan deze voorwaarden dan spreken we van een groot evenement. Daarvoor heeft u een vergunning nodig.

Groot evenement

Organiseert u een groot evenement, dan komen we graag met u in contact. We kunnen uw ideeën bespreken om te bepalen of uw evenement een klein of groot evenement is. Vervolgens adviseren we u over de juiste procedure voor het aanvragen van een vergunning en zorgen we dat u daarvoor alle benodigde documenten krijgt.

Contact opnemen

Heeft u vragen over het aanvragen van een evenementenvergunning, melding klein evenement of over het opstellen van een COVID-19 plan? Onze medewerkers helpen u graag verder. Neem contact op via evenementen@rheden.nl of (026) 49 76 911.

Handboek evenementen

In het handboek evenementen (PDF, 712 kB) vindt u een bundeling en toelichting van alle regelgeving en uitleg over de bestaande aanpak van evenementen.

Algemeen Plaatselijke Verordening (APV)

Informatie over regelgeving en voorwaarden vindt u ook in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV).